No último artigo publicado aqui no nosso blog, nós falamos sobre a saúde 4.0 e como será importante que os profissionais dessa área busquem se adequar às novas tecnologias e assim possam melhorar a prestação de serviços. Hoje falaremos sobre gestão automatizada de clínicas de fisioterapia.

Melhorar a prestação de serviços não é apenas comprar equipamentos robustos e altamente tecnológicos, é também investir em softwares que ajudarão a sua equipe a se integrar e manter as informações centralizadas. E nada melhor do que um sistema que ajudará a administrar a sua clínica de fisioterapia.

No artigo de hoje, nós apresentaremos 5 dicas que você pode implementar na sua clínica para ter uma melhor gestão dela e poder ter foco para focar no mais importante: seus pacientes.

Controle da agenda

Me diz: como você organiza os horários de consulta dos seus pacientes?

Utiliza uma planilha digital? Utiliza uma agenda física? Espero de verdade que não faça esta última coisa, porque, até onde se sabe, não existe backup para o que é escrito à mão…

Também espero que na sua clínica você mantenha as informações das consultas em um único lugar, afinal é o jeito mais prático de deixar que toda a sua equipe tenha acesso a agenda. Além de que, com informações em lugares distintos as chances da equipe “bater cabeça” é bem alta.

Manter um controle da agenda, mantendo as informações em um só lugar, permitirá coisas como quando alguém atualizar ou inserir uma nova consulta para um determinado horário, não seja possível a marcação de outra consulta com o mesmo profissional no mesmo horário.

Dessa forma, você não corre o risco de ficar com a agenda bagunçada e perder atendimentos por erro na marcação das consultas. Um bom software de gestão de gestão irá te ajudar nessa questão.

Cadastro de pacientes

Este tópico vai ao encontro do anterior, pois uma vez que os atendimentos passam a ser rotineiros, é bom ter um cadastro com todas as informações importantes dos pacientes. Em poucos cliques você pode acessar os dados do paciente, além de poder inserir anotações que serão úteis em próximos atendimentos.

Desta forma, com este tópico integrado ao anterior, você poderá, por exemplo, ao final de uma consulta atualizar a ficha do paciente e indicar a data da próxima consulta e, de forma automática, essa informação já estará inserida na sua agenda. 

A depender do software de gestão de clínica que você utilize, é possível também notificar o paciente a respeito da data de sua próxima consulta. Legal, né?

Ao ter organizado os cadastros de pacientes, fica mais fácil que você possa, por exemplo, exportar as informações para aplicativos de equipamentos que sejam utilizados em sua clínica, como é o Dinamômetro E-lastic. Em que é possível criar cadastros para cada paciente e acompanhar a evolução de força dele.

Relacionamento com pacientes (e-mail marketing)

Talvez você já tenha ouvido falar de e-mail marketing, se não utiliza com certeza está em, pelo menos, uma lista de e-mail de alguma empresa.

E-mail marketing é uma estratégia de marketing digital baseada na comunicação entre uma empresa e seus clientes ou possíveis clientes. E não pense que você, como um fisioterapeuta, não pode utilizar estratégias de marketing para sua clínica. 

Como já publicamos aqui no blog, marketing para fisioterapeutas é sim uma boa alternativa para conseguir novos clientes e, claro, manter um bom relacionamento com os atuais.

O envio de e-mail marketing é feito através de plataformas de gerenciamento de marketing, como a RDStation, onde você pode contratar planos básicos para envios automáticos de e-mails para sua base de clientes.

Com o envio de e-mails periódicos, além de nutrir seus pacientes com informações úteis sobre a evolução dele, com base no cadastro, você pode ainda encaminhar os resultados de exames ou resultados de avaliações. Outro ponto que pode ser útil é o envio de artigos que eles podem gostar de ler. 

E lembre-se: só envie e-mail a seus pacientes se eles permitirem. Não tem nada mais irritante que receber um e-mail sem aviso prévio.

Gerenciamento das finanças

Tão importante quanto ter um bom gerenciamento dos cadastros e horários dos pacientes é ter um bom conhecimento do fluxo de caixa de sua clínica. Afinal, sabendo como andam as finanças é primordial para tomadas de decisões, seja de crescimento da clínica ou de, infelizmente, demissão de funcionários.

É primordial conseguir medir o crescimento do seu negócio. Como bem disse Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna: “Tudo que pode ser medido, pode ser melhorado”.

Sem saber a situação financeira da sua clínica, dificilmente você saberá quais ações tomar ou para onde ir. Embora um software de gestão seja mais indicado, planilhas online, como Excel ou Google Sheets, podem ajudar bastante na missão de gerenciar o fluxo do caixa da sua clínica.

Segurança dos dados

Este item é fundamental para o gerenciamento de todos os anteriores, pois sem uma boa segurança de dados da sua clínica e dos seus pacientes, as informações podem está à mercê de ataques ou roubos de informações pessoais.

Bons softwares de gestão de clínicas são desenvolvidos com o propósito de garantir a segurança da informação, seja por meio de criptografias ou backups rotineiros. Lembra o que eu disse lá no ínicio? Dados escritos à mão não possuem backups. Então, em caso de perdas ou roubos, você não terá mais aquelas informações ao alcance.

Caso sua clínica possua um website, busque não hospedá-lo em hospedagens compartilhadas, pois esse tipo de serviço está sujeito a quedas e invasões.

Então, ao considerar a aquisição de um software de gestão para sua clínica, leve em consideração a política de proteção de dados da empresa. Assim como a hospedagem do sistema, para que você possa ter a certeza de que as suas informações e as dos seus pacientes estarão seguras.

Conclusão

Como você viu, é possível ter um controle maior de ações rotineiras da sua clínica e tornar muitas delas mais práticas. Espero que ao terminar de ler este artigo, você veja com bons olhos a possibilidade de contratar um bom sistema de gestão de clínicas.

Não ignore a oportunidade de agregar mais tecnologia nos seus atendimentos, garanta uma boa gestão da sua clínica, ofereça atendimentos personalizados com dados, como por exemplo, utilizando dinamometria.

Fique à vontade para comentar neste artigo qualquer dúvida que tenha sobre o assunto.